社員総会は、会社の重要なイベントの一つです。全社員が一堂に会し、会社の現状や今後の展望を共有することで、社員のモチベーションを高めます。

そのような重要な機会を最大限に活かすためには適切な会場選びが不可欠です。参加人数や予算、設備など、さまざまな条件を満たす会場を見つける必要があります。

そこで今回は社員総会の会場探しのポイントを解説します。社員総会におすすめの貸切パーティースペースも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

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社員総会で利用される会場の種類

社員総会は、自社で開催するか、外部会場を借りるかの選択肢があります。ここでは、外部会場でよく利用される会場を紹介します。

会議室

自由度を重視するなら、会議室がおすすめです。なかでも貸会議室は社内と比べて収容人数の縛りがなく、目的に合った社員総会を実現できます。

貸会議室は駅から徒歩圏内の場所に集中している傾向にあり、アクセスが良好なのも魅力です。

ホテル

ホテルは、高級感と快適な環境が魅力です。大規模な社員総会や懇親会を伴う社員総会に適しています。

大規模な宴会場や会議室があり、食事や宿泊の手配も一括で行えるため、遠方からの参加者がいる場合にも便利です。

展示ホール

社員総会の参加人数が多くなる場合は、展示ホールがおすすめです。展示ホールは大きいイベントを開催する目的で作られており、音響や映像などの設備が整っています。

レイアウトを自由に決められ、機能性の高い会場を作れるのもポイントです。

社員総会の会場を選ぶ4つのポイント

社員総会は4つの順序を基準に選定していきましょう。

1. 参加人数をもとに会場の規模を決める
2. 会場の雰囲気や清潔感で選ぶ
3. 予算の見積もりを行う
4. 事前の下見と仮予約を忘れずに

1.参加人数をもとに会場の規模を決める

会場を選ぶ際に最初に確認すべきなのは、どれだけの人数を収容できるかという点です。

予定している人数に対して会場が余裕がない広さの場合、余興や演出のスペースが十分に取れないことがあります。そのため、実際の参加人数よりも余裕を持って人を収容できる広さの会場を選ぶようにしましょう。

2.開催地を決める

収容人数の目安が定まったら、次は社員総会をどの場所で行うかを選定します。開催地を選ぶ際には、以下のポイントをしっかりチェックしましょう。

• アクセスの良さや所要時間、利用できる交通手段
• 会場に備わっている設備や機能
• 内装の雰囲気や会場のレイアウトの自由度
• 提供される料理やドリンクの内容

さらに、会場全体の雰囲気が社員総会の目的やイメージに合っているかも重要な判断材料となります。

3.予算の見積もりを行う

社員総会を開くうえで費用がかさみすぎて赤字になってしまうのは避けるべきです。

そうした事態を避けるためにも、あらかじめ全体の予算枠を明確に設定し、その範囲内で最大限の効果が得られるように計画を立てていきましょう。

4.事前の下見と仮予約を忘れずに

開催する会場が決まったら、実際に現地へ足を運んで下見を行いましょう。その際には会場の様子を写真や動画で記録しておくと、社内での共有や検討がスムーズになります。

問題がなければ、できるだけ早めに仮予約を入れておくのが賢明です。人気のある会場は半年〜1年前にはすでに予約で埋まっていることもあるため、早めの行動が重要になります。

社員総会の会場探しのポイント

社員全員が集まる社員総会では、快適に過ごせる会場が重要です。社員総会の会場探しのポイントは、以下のとおりです。

• アクセスが良好な会場を選ぶ
• 収容人数で選ぶ
• レイアウトの自由度で選ぶ
• 設備・備品の充実度で選ぶ
• 会場の雰囲気や清潔感で選ぶ

それぞれ詳しく解説します。

アクセスが良好な会場を選ぶ

社員総会の会場を選ぶ際は、アクセスが良好な場所を選ぶことが大切です。

特に駅から徒歩圏内にある会場は、参加者にとって便利です。複数の路線が利用できるターミナル駅周辺や主要駅から乗り換えなしでアクセスできる場所が理想的です。

収容人数で選ぶ

社員総会の会場を選ぶ際は、アクセスだけでなく収容人数も考慮して選ぶ必要があります。

人数に対して狭い会場を選んでしまうと、窮屈な印象を与えてしまいます。参加者全員が快適に過ごせるよう、余裕を持った収容人数の会場を選ぶのがポイントです。

レイアウトの自由度で選ぶ

社員総会の会場を選ぶ際は、レイアウトの自由度も大切です。レイアウトが変えられない会場だと、人数が増えたり内容が変わったりなどの急な変化に対応できない可能性があります。

そのため、なるべくレイアウトを自由に変更できる会場を選ぶのがベストです。万が一のイレギュラーに対応できるかをイメージするため、どのようにレイアウトを変更できるかも確認しておきましょう。

設備・備品の充実度で選ぶ

社員総会では、プロジェクターやスクリーン、マイク、音響設備など、プレゼンや演出に必要な備品が揃っているかが重要です。

会場によって別途レンタル料金が発生する場合もあるため、必要な設備が常設されているか、料金内で使用できるかを事前に確認しておきましょう。

会場の雰囲気や清潔感で選ぶ

社員総会は、会社のイメージや方針を共有する大切な場です。そのため、会場の雰囲気や清潔感も重要なポイントになります。

照明やインテリアが落ち着いていて、会社のイメージに合う会場を選ぶと、参加者に良い印象を与えられます。また、清掃が行き届いているか、化粧室や共有スペースが清潔で快適かどうかも事前に確認しておくと安心です。

社員総会を成功させるための会場準備

社員総会をスムーズに進めるためには、事前に会場準備をしておくことが大切です。社員総会を成功させるための会場準備のポイントは、以下のとおりです。

• 会場のレイアウトと配置
• 音響や映像設備の準備

それぞれ詳しく解説します。

会場のレイアウトと配置

社員総会の事前準備として、会場のレイアウトと配置を決定します。主な会場のレイアウトは、以下のとおりです。

レイアウトは、社員総会の内容や食事の有無に合わせて適切なものを選びましょう。会場によっては実現できないレイアウトもあるので、前もってどのようなレイアウトが可能かを問い合わせておくと安心です。

音響や映像設備の準備

社員総会の動画を流すために音響や映像設備の準備をします。音響や映像の設備が整っている会場であれば準備の手間が省けるので、なるべくそのような会場を選ぶのがおすすめです。なかでも展示ホールは、設備が整っている傾向にあります。

一方でレンタルスペースのような会場は、音響などの設備が対応していない可能性が高いです。設備が整っていない会場を選ぶ際は、用意すべき機材を確認したうえで持ち込みましょう。

社員総会ならLounge CRIB

「東京で社員総会をしたいけど、会場がなかなか決まらない」そんな悩みを抱える企業担当者の方も多いのではないでしょうか？

社員総会は会社の方向性を共有し、社員の結束力を高める大切なイベント。だからこそ、機能性と居心地の良さを兼ね備えた会場選びが成功のカギになります。

会場選びに迷ったらおすすめなのが、東京・芝浦にある貸切BBQパーティースペース「Lounge CRIB（ラウンジクリブ）」がおすすめです。

※おしゃれな屋内パーティースペース

Lounge CRIBは、開放感あるおしゃれな屋内スペースに加えて、プロジェクターや音響設備など社員総会に必要な設備を完備。プレゼンテーションや表彰式、講演もスムーズに進行できます。

さらに、レイアウト変更も自由自在なので、着席スタイルでも立食形式でも柔軟に対応可能。規模や雰囲気に合わせた空間づくりができます。

Lounge CRIBならではの魅力が、併設のBBQ設備。社員総会のあとにそのまま懇親会としてBBQを楽しむスタイルも人気です。

堅苦しくなりすぎず、カジュアルでリラックスした雰囲気の中でコミュニケーションを深めることができるため、社内の一体感づくりにもぴったりです。

「機材もそろっていて、懇親会もできる場所を探している」「少しカジュアルな雰囲気で、社員の笑顔が見られる社員総会にしたい」

そんな方は、Lounge CRIBの利用をぜひチェックしてみてください。

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