春の訪れとともにやってくる歓送迎会のシーズン。幹事を任せられた方にとって、とくに悩みやすいのが「会場選び」ではないでしょうか。
「周りを気にせず、しっかり感謝の気持ちを伝えたい」「特別な演出で盛り上げたい」とお考えなら、貸切にできる会場を選ぶのがおすすめです。
今回は、歓送迎会で貸切会場を選ぶメリットや、失敗しない会場選びのチェックポイント、予約から当日までのスムーズな流れを分かりやすく解説します。
歓送迎会は貸切会場の利用がおすすめ
歓送迎会を開催する際、貸切会場を利用することには多くのメリットがあります。主なメリットは以下のとおりです。
- 周囲を気にせず楽しめる
- 参加者同士の交流が生まれやすい
- スピーチや余興などのプログラムを組みやすい
- 設備が整っており、幹事の負担を軽減しやすい
- 会の規模や雰囲気に合わせて会場を選べる
貸切にすることで周囲の目が気にならない点が大きなメリットです。自由に歓談でき交流しやすい雰囲気が作れるため、参加者同士の距離も自然と縮まります。スピーチや余興で盛り上がる演出を取り入れやすいこともメリットの一つです。
また、音響やプロジェクターなどの設備があらかじめ用意されていることも多く、準備や当日の進行にかかる幹事の負担を抑えやすくなります。
一般的な飲食店だけではなく、ホテル宴会場やレンタルスペース、イベントスペースなど選択肢が幅広く、人数や会の雰囲気に合わせて会場を選べる点も魅力です。
失敗しないために！歓送迎会の貸切会場選びのポイント
歓送迎会を成功させるためには、会場選びが重要です。ここでは、貸切会場を選ぶ際のポイントを紹介します。
1.目的と人数に合った会場を選ぶ
歓送迎会の雰囲気や目的に合わせて会場のタイプを選ぶことが大切です。華やかな会であればホテルの宴会場や雰囲気の良いレストラン、少人数でのカジュアルな交流を重視する場合はレンタルスペースや個室利用が向いています。
会場を選ぶ前にまず参加人数を確定し、立食形式か着席形式かといったスタイルも含めて考えると、必要な広さやレイアウトが明確になります。
2.予算と設備のバランスを考える
貸切会場の料金は、会場の設備やサービス内容によって大きく異なります。音響機器やプロジェクター、マイクなどの設備が基本料金に含まれているかどうかは、事前に確認しておきたいポイントです。
また、料理の提供方法や追加費用の有無、最低保証金の設定なども確認し、予算内で無理なく利用できる会場を選ぶことが大切です。
3.アクセスと利便性を重視する
参加者が会場までスムーズに集まれるよう、アクセスの良さも欠かせないポイント。駅からの距離や公共交通機関の利便性、駐車場の有無などを確認しておくと安心です。
駅から近い会場や複数路線が利用できる立地であれば、参加者の移動負担を抑えることができます。
4.利用条件やキャンセル規定を確認する
貸切会場を予約する際、利用可能時間やキャンセル規定、最低保証料金などの条件をしっかり確認しておきましょう。特に人気の高い日時や週末は早めに予約が埋まるため、余裕をもって計画を立てることが大切です。
幹事必見！歓送迎会の貸切予約から当日までの流れ
歓送迎会をスムーズに進めるためには、事前の段取りが重要です。以下の流れを参考に準備を進めると、当日も落ち着いて対応しやすくなります。
ステップ1｜目的・日時・参加人数を確定する
まずは歓送迎会の方向性を明確にします。
- 歓送迎会の趣旨を明確にする
- 開催日と開始時間を決める
- 参加予定人数を確認する
- 予算の上限を設定する
この段階で全体像を決めておくことで、会場選びがスムーズになります。
ステップ2｜会場候補をリストアップし比較する
次に、条件に合いそうな会場をいくつかピックアップします。
- 会場の雰囲気を確認する
- 設備内容やサービスを比較する
- 料金体系や最低保証料金を確認する
- 口コミや利用者の評判を参考にする
複数の候補を比較することで、希望に合った会場を選びやすくなります。
ステップ3｜会場に問い合わせて詳細を確認する
候補を絞ったら、会場へ直接問い合わせを行います。
- 利用可能な時間帯を確認する
- 音響・映像設備の有無を確認する
- キャンセル規定を把握する
- 見積もりを取る
気になる点はこの段階で解消しておくと安心です。
ステップ4｜予約を確定し、参加者へ案内する
内容に問題がなければ、正式に予約を行います。
- 予約内容を確認する
- 必要な支払いを行う
- 予約を正式に確定する
- 参加者へ日時や場所を案内する
早めに案内することで、参加者の予定調整もしやすくなります。
ステップ5｜当日までの準備を進める
会場が決まったら、当日に向けた準備を進めます。
- 会場レイアウトを確認する
- 進行スケジュールを作成する
- 装飾や備品を準備する
- 音響設備の最終確認を行う
事前準備を整えておくことで、当日の進行に余裕が生まれます。
ステップ6｜歓送迎会当日
当日は開始前に会場へ入り、最終確認を行います。
- 会場に早めに到着する
- 設営や準備の最終チェックを行う
- 参加者を迎え入れる
- 全体の進行を取りまとめる
貸切会場は自由度が高い分、会場担当者との事前の打ち合わせや情報共有が、当日のスムーズな運営につながります。
貸切会場で思い出に残る歓送迎会を開催しよう
歓送迎会は、これまでの感謝とこれからの期待を伝える大切な時間です。貸切会場を利用することで、参加者全員がリラックスできる空間をつくることができます。会場選びや準備をしっかり行い、思い出に残るひとときを演出しましょう。
港区芝浦にある「Lounge CRIB」は、テラスに専用桟橋を備えた完全貸切のBBQパーティースペース。開放感あふれるリバーサイドテラスでは、海外製の本格BBQガスグリルを使った本格的なBBQを楽しむことができます。
室内はウッドテイストのおしゃれなプライベート空間となっており、音響設備や各種備品もそろっているため、歓送迎会のスピーチや演出にも柔軟に対応できます。また、テラスには可動式の屋根が設置されているため、天候を気にせず利用できる点も大きな魅力です。
事前準備と会場選び次第で、歓送迎会の満足度は大きく変わります。参加者の心に残る歓送迎会を実現したい方は、ぜひ「Lounge CRIB」までお問い合わせください。
