卒業生や保護者が恩師へ感謝の気持ちを伝える謝恩会は、学生生活の締めくくりとして、心温まる思い出を作る大切なイベントです。
しかし、初めて幹事を任された方にとっては、参加人数や予算の調整はもちろん、会の雰囲気を決める「会場選び」が大きな悩みどころかもしれません。会場は、お料理の質や進行のしやすさ、恩師や参加者の満足度にも直結する重要な要素です。
今回は、最適な会場で謝恩会を成功させるために、基本ステップから予算を抑えるコツ、そして会場タイプ別の特徴までを分かりやすく解説します。
初めてでも迷わない！謝恩会の会場選び基本ステップ
謝恩会の会場選びは、以下のステップに沿って計画的に進めていきましょう。段階を踏んで準備を進めることで、迷わずスムーズに進められ、会の成功につながります。
- 参加人数の確認・規模の確定
- 予算・日時・エリアの確定
- 会場タイプの選定
- 会場候補の絞り込み
- 下見と予約交渉
謝恩会の参加人数と規模が決まったら、予算と日時、アクセスしやすいエリアを確定します。雰囲気や費用に合う会場を選び、候補を比較し下見しましょう。
キャンセル規定の確認も忘れずに行い、最終交渉で納得のいく会場を確保します。また、謝恩会シーズンは人気の会場がすぐに埋まってしまうため、遅くとも開催の3〜4ヶ月前には会場の仮押さえを始めるのが理想的です。
謝恩会の会場にはどんなタイプがある？
謝恩会の雰囲気とサービスレベルは会場タイプによって大きく異なります。会の目的に合わせて最適なタイプを選びましょう。
ここでは、会場別の特徴と注意点をご紹介します。
ホテルの宴会場
ホテルの宴会場は、謝恩会会場の中でも最もフォーマルで格式の高い選択肢です。
洗練された空間と行き届いた接客は、恩師へ最大限の感謝と敬意を伝える場面に適しています。
▼特徴
- 音響や映像設備などが充実しており、進行がスムーズ
- スタッフのサポート体制が整っていて、幹事の負担が少ない
- 大人数の謝恩会にも対応しやすい
▼注意点
- 会場費や料理代が高めになりやすい
- 装飾やレイアウトの自由度は、他の会場タイプに比べて制限されることが多い
レストラン・カフェの貸切
おしゃれな空間で料理のクオリティを重視したい謝恩会には、レストランやカフェの貸切がおすすめです。
程よくカジュアルで、和やかな雰囲気を演出できます。
▼特徴
- 料理の満足度が高く、参加者の印象に残りやすい
- 洗練された内装で、アットホームな雰囲気を作りやすい
- 昼はカフェ、夜は貸切パーティー会場として利用できる店舗も多い
▼注意点
- 収容人数に上限があるケースが多い
- マイクや音響設備など、イベント向け設備が十分でない場合がある
貸切パーティースペース・イベントスペース
自由度を重視した謝恩会や、演出・企画にこだわりたい場合に最適なのが貸切パーティースペースです。
予算や内容に応じて柔軟にカスタマイズできます。
▼特徴
- テーブル配置や進行を自由に設計できる
- 装飾や持ち込みの制限が少なく、オリジナル感のある演出が可能
- 学生主体の企画やゲーム、映像演出とも相性が良い
▼注意点
- 料理はケータリングやオードブルを別途手配するケースが多い
- 準備や当日の段取りなど、幹事の負担がやや大きくなりやすい
無理なく予算内に収める！会場探しのコツ
謝恩会は参加者からの会費で運営されるため、予算の調整が重要です。ここでは、費用対効果を高めるためのコツをご紹介します。
1. オフシーズンや平日の利用を交渉する
謝恩会の開催が多い3月は会場のハイシーズンです。可能であれば、2月下旬や4月上旬など、ピークを外した日程を選ぶことで、交渉の余地が生まれます。
また、週末の夜よりも、平日の夜や週末の昼間の時間帯を選ぶことで、費用が割安になるケースがあります。
2. 飲食物の提供方法を調整する
料理やドリンクの形式を変えるだけで、費用を大きく抑えることができます。また、コース料理よりもビュッフェ形式のほうが、費用を抑えながら多様なメニューを提供できます。
飲み放題のドリンクを限定する、またはソフトドリンクはセルフサービスにするなど、ドリンクプランをシンプルにすることでコストダウンを図れます。
3. 備品・装飾の持ち込み可否を交渉する
会場によっては、プロジェクターやマイクのレンタル料が高額になることがあります。
装飾品や景品はもちろん、音響機器やプロジェクターなどを自分たちで持ち込めるかを事前に確認し、レンタル料を削減しましょう。
会場選びが謝恩会の雰囲気を左右する！
謝恩会の会場は、感謝を伝える雰囲気づくりに重要な要素です。特別感と居心地の良さを両立した空間なら、参加者が自然と笑顔になれます。
港区芝浦のLounge CRIBは、運河沿いのリバーサイドに位置し、都心でありながら非日常を味わえる貸切専門のBBQラウンジです。テラス直結の桟橋や冷暖房完備の室内、自由なレイアウト、音響・備品の充実度など、幹事に嬉しいサポート体制が整っています。
料理は、BBQインストラクターがサポートする本格BBQを中心に、彩り豊かなオードブルも楽しめるプランをご用意しています。
BBQのライブ感と、取り分けしやすいオードブルを組み合わせることで、幅広い世代が参加する謝恩会でも満足度の高い食事をお楽しみいただけます。
ご希望に応じてクルージング演出を組み合わせることも可能です。形式に縛られず、特別感のある謝恩会を実現したい方は、ぜひ一度Lounge CRIBにご相談ください。
