セミナーや講演会のあとに懇親会を設けると、参加者同士や講師との距離が縮まりやすくなります。とはいえ、いざ主催する立場になると「何のために開くのか」「どんな流れで進めればいいのか」と迷うこともあるのではないでしょうか。
目的と段取りを事前に整理しておけば、初めての主催でも当日の進行をスムーズに進められます。
この記事では、セミナー後に懇親会を開く目的とメリットから、当日の流れや事前準備、会場の選び方まで順番に紹介します。
セミナーから懇親会まで同じ会場で開催したい方は、利用イメージやプラン内容を確認できます。
セミナー後に懇親会を開く目的とメリット
懇親会は、セミナーだけでは生まれにくい交流を深める場です。セミナーで聞いた内容をそのまま持ち帰るだけでなく、参加者同士や講師との対話につなげることも開催する目的の一つです。
セミナー後に懇親会を実施する主なメリットは、次のとおりです。
- 参加者同士の交流を促せる
- 講師に質問できる機会を設けられる
- 参加者との信頼関係を築くきっかけになる
懇親会では、同じテーマに関心を持つ参加者同士が情報交換をしたり、セミナー中には聞けなかったことを講師に直接質問したりする機会を設けられます。また、参加者に配慮した丁寧な運営は、信頼関係を築くきっかけになり、次回開催の案内にもつなげられるでしょう。
懇親会当日の基本的な流れ
初めて主催する場合は、当日の流れを大まかにイメージしておくと安心です。一般的には、次のような順序で進みます。
- セミナー終了・会場の切り替え
セミナーと同じ会場で懇親会を行う場合は、レイアウト変更や料理のセッティングに15〜30分程度かかる場合があります。その間は、ウェルカムドリンクの用意や別室での待機を案内するなど、参加者への配慮を心がけましょう。 - 開会のあいさつと乾杯
準備が整ったら、主催者が開催の目的や当日の流れを簡単に説明し、乾杯で懇親会を始めます。 - 歓談・交流
食事や飲み物を囲みながら、参加者同士が自由に交流できる時間を設けます。初対面同士でも会話のきっかけをつくれるように、名刺交換や自己紹介の時間を取り入れるのもおすすめです。 - 締めのあいさつ
終了時間が近づいたら、主催者がお礼のあいさつを行います。次回開催の予定があれば、このタイミングで案内すると印象づけられます。
時間配分では、参加者同士が深く交流できるように、歓談の時間を十分に確保することが大切です。プログラムを詰め込み過ぎず、ゆとりのある進行を心がけてください。
開催前に準備すること
当日の運営をスムーズに進めるためには、事前の準備が欠かせません。まずは、次の項目から準備を進めていきましょう。
- 会場の手配
参加人数や立食・着席などの形式に合った会場を選ぶ - 案内の送付
日時・場所・参加費・持ち物などを分かりやすく伝える - 進行表の作成
あいさつや乾杯、歓談などの時間配分を決める - あいさつ担当の決定
開会・締めを担当する人に依頼する
立食形式は多くの人との交流に向いており、着席形式は落ち着いて会話しやすいのが特徴です。また、当日の混乱を防ぐためにも、参加費の有無や支払い方法を事前に案内しておくことも必要です。
懇親会の費用を経費として計上する場合は、参加者や社内規定によって扱いが異なります。社外の人が参加する場合は交際費、社員のみで開催する場合は福利厚生費となるケースもあります。判断に迷う場合は、社内の経理担当者や顧問税理士へ確認しておきましょう。
懇親会の会場の選び方
懇親会を成功させるためには、会場選びも重要なポイントです。主な選択肢と特徴を整理しておきましょう。
| 会場のタイプ | 特徴 |
| ホテル・宴会場 | 設備が充実。大人数でも開催しやすい |
| レストラン | 食事の質を重視。セミナー会場からの移動が必要 |
| 貸切スペース | セミナーと懇親会を同じ会場で開催可能。移動の負担を軽減できる。レイアウトや進行を相談しやすい |
移動が必要になると、懇親会まで参加する人が少なくなる傾向があります。そのため、参加率を高めるには、セミナーからそのまま懇親会へ移行できる会場を選んだり、ケータリングを活用したりする方法がおすすめです。
会場を選ぶ際は、収容人数やレイアウトが自社の進め方に合うかも確認しておきましょう。
セミナーと懇親会を1ヶ所で開ける貸切スペースという選択肢
会場選びに迷ったら、セミナーから懇親会まで同じ場所で行える貸切スペースも検討してみましょう。移動の手間がなく、そのまま懇親会へ参加できるのが魅力です。
東京・芝浦の運河沿いにある『Lounge CRIB』は、まさにこの形式に適した完全貸切スペースです。
- 冷暖房完備の屋内ホール＋屋根付きリバーサイドテラスの2空間構成。真夏でも真冬でも、雨天でも予定どおり開催できるため、天候を理由に日程を先延ばしにする必要がありません
- セミナーから懇親会への切り替えを会場側が担当。 参加者にテラスで水辺の景色を楽しんでいただいている間に、ホールをBBQ仕様へ転換します
- ガスグリルを採用。 炭の火起こしや炭処理が不要で、煙や匂いも抑えられるため、主催者は最後まで進行と参加者対応に専念できます
- 食材・機材・片付けまで込み。 手ぶらでお越しいただけます
BBQという形式そのものが、懇親会の目的とも相性のよい選択です。同じグリルを囲んで焼く・取り分けるという行為が自然に会話を生むため、着席形式にありがちな「隣の席の人としか話せなかった」を回避できます。名刺交換のきっかけづくりに悩む主催者ほど、効果を実感いただけるはずです。
さらに、専用桟橋からの20〜30分のクルージングなどのオプションも手配可能。懇親会そのものを「記憶に残るコンテンツ」に変えられます。
収容人数や貸切の条件は会場によって異なるため、候補日と人数を伝えて空き状況を確認すると良いでしょう。
まとめ
セミナー後の懇親会は、参加者同士や講師との交流を深める大切な機会です。目的を明確にし、当日の流れや事前準備を整えておくことで、初めての主催でもスムーズに進行できるでしょう。
会場選びでは、参加者の移動負担や設備の充実度も確認しておきたいポイントです。セミナーから懇親会まで同じ場所で開催できる貸切スペースは、その点で有力な選択肢の一つといえます。
候補日や人数が決まったらぜひ『Lounge CRIB』までお問い合わせください。空き状況や見積もりを確認できます。
